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[图文]张晓华博士演示智能化内部控制系统         ★★★
张晓华博士演示智能化内部控制系统

    各位来宾、女士们、先生们,大家上午好,下面由我演示一下智泽华公司开步的智能化内部控制系统,智能化内部控制系统包括三个子系统,也就是预算管理子系统、合同管理子系统和资产管理子系统,首先简单介绍一下系统的功能,然后把系统的特色以及系统所能达到的目的给大家简单介绍一下。

    (图)首先来看一下基本功能,首先看到的就是主界面,左边有待办、已办、系统管理、预算管理、核算管理,这个时候资产管理子系统还没有挂进来。首先看到的是待办工作,什么意思呢?你在上班的第一天或

者上班的时刻,首先要做的工作,打开系统,然后看一下待办工作是什么?这是自动邮件提醒功能,看到这个就知道上班第一天所要做的事情是哪些?你的待办工作有五项,比如我们看一下部门预算的审批,这就是所需要做的工作。审核预算的时候,审核之后,你是审批同意还是审批拒绝?如果审批同意的话,只要轻轻点一下,这里面常用语言设计好了,同意或者可以,就可以点一下,就可以到下一页,如果拒绝的话,点一下拒绝的话,预算申报自动回到预算申报人手里,这是待办工作。

    下面就是已办工作,也就是你今天干了哪些事情,这里面还有时间和效率,当天工作有没有当天完成了,是不是加班完成的或者拖延完成的,会自动完成。促使你接到待办工作以后及时完成。

    再看一下系统管理。首先看部门的职能管理,职能管理部门有各个部门,上级部门是什么,有一个修改功能,有用户权限,可以进行分配,你的总经理、副总在看一些什么事情,比如系统赋予你功能是什么,有副能的分配,然后有系统的审批管理,预算要经过层层的审批,有一个审批环节的管理,比如一个员工提出了预算,需要经过哪几道手续审批,比如部门经理、副经理,在这个部门可以增加或减少。在审批流程控制当中,比如说合同管理,在里面有一个流程的定义,这样一个合同和这样一个预算需要几层审批,需要经过部门经理还是副总经理,可以设一个流程。由于时间的关系,还有更好的产品,我简单提一下。

    下面介绍一下预算管理系统,预算管理系统简单分为这么几部分,预算申报、支出控制、财务预算管理、部门预算查询,汇总以及分析等大的模块,大的模块里面还有众多小的模块,可以看一下。比如预算申报,在个人提出申报之后,有个人形成部门的预算,部门的预算再上面就形成公司的预算。另外还有一个预算外的申报,也就是我在预算执行过程中,我有一个特殊的情况要进行预算外,预算外有预算外的申报,这就是申报。

    另外还有支出供给,有支出的填报申请,有日常的费用报销,可以增加很多项。个人支出的查询,个人的预算执行到什么程度,然后就是部门的支出审核,就是部门是怎样的,然后形成整个公司的查询。然后有一个财务预算管理,支出填报的时间有没有控制?比如这个预算什么时候可以填,什么时候不可以填,可以进行设定。另外,还有预报申报时间的控制和报价项等等,在预算查询当中可以看到有预算申报,预算申报表自己可以调出来,预算执行,我们看一下,这里面有本期支出,本期支出率和本期支出预算。部门预算完成情况是怎样的,有没有超支,未完成额是多少。由于时间的关系,其他的就不介绍了。

    最后预算管理系统会达到什么样的目的呢?我们鼓励首创精神,什么意思呢?让计划和变化得到有效的组合。所有的员工都可以根据自己的工作岗位来制定你的支出计划以及预算申请,只要经过申请以后就可以立即执行。每一笔的支出具体落实到经办人,而且职工的首创精神得到保护。

    第二是全员保护提高资金的使用效率。部门和员工可以随时查看支出状况以及预期效果的比较,这样的话,不但增强了员工的参与意识和主人翁意识,而且也增强了成本效益。

    第三,让无人负责找不到决策者,决策者不承担责任,永远成为历史。我们的系统将预算的申报、预算的审批以及各项领导的签字的整个预算过程和支出的过程全部记录下来。所有人的签字,所有的环节都记录下来,这样让决策者要承担责任。有事情肯定能找到决策者。

    第四,报帐和付款的合法化,准确、精确。

    第五,权利灵活收放,如果领导有些事情不重要,这件事情可以不要找我,或者领导出差在外,有人申办怎么办?可以进行网上办公,领导也可以把职权下放。比如我是总经理,下放给财务副总或者其他的副总,这样的话,财务副总会在你的待办里面有一个待办提醒,副总接到待办工作以后就来操作这个事情。如果我把工作下放完之后怎么办?回来之后是不是工作就不干了呢?不是,可以权利灵活收放,如果我进来做的话,可以把权限收进来。另外部门和部门之间,下属和上属机构之间离的很远怎么办?我们就规定了网络放工,最终目的使预算管理得到很好的实现。

    下面看一下合同管理,合同的拟文、合同的审批、合同的付款等等,在这里面有起草合同模块,一个公司可能涉及到很多种类,涉及到合同的条款,只要合同进行签订之后,加入了第一次的合同签订,如果合同模块非常合适、详尽的话,合同模块自动保留下来,第二次签类似合同的话,直接调这个合同模板就可以了。另外合同审批过程中看到,部门合同审批和公司合同审批,我们也可以进行一些流程的设计,然后是合同付款,你的开始时间、合同已付金额、付款提示等等都有。然后是财务管理,也就是说有些合同很多,就像我们的客户广东电信说合同非常多,给税务报帐的时候很多,就涉及到金额是多少,都会自动显示出来。

    最后是合同查询,由于时间的关系,就不进一步的说了。在这里简单看一下合同管理最终的目的是什么?为什么要做合同管理系统,最终达到的效果是全过程监督,从合同的起草、合同的拟文、合同的审批、执行等等进行全过程的管理。只要从合同签订之日起,进入这个系统之后,合同所处的任何状态都可以在这个系统当中显现出来,这是全过程监管。

    另外是智能提醒、智能计算。什么意思呢?包括上报审批等等各个环节,以及付款的自动提醒,合同到期的提醒,分期付款,税率的计算等等,都是智能计算、智能提醒。在客户当中,有些客户说怎样起到好处呢?我的合同非常之多,什么时候该付款,什么时候该收款等等,有时候合同期收款忘了,让你的利益受到损失了,用了这个系统以后,该什么时候付款,邮件发送,该付多少款,都有很好的时间。

    第三,将监督窗口前移,我们考虑在合同当中在签订之前有合同模板的设置,在合同模板设置的时候有分类,比如经济类合同等等,在这个合同里可以进行细化,就可以达到什么目的呢?我的合同有多少,类别有多少,而且我的合同执行完了进行归档,可以自动实现,解除了诸多烦恼,比如领导出差在外,预算怎么办?合同怎么办?这些问题可以迎刃而解。

    另外就是资产管理系统,资产管理系统我简单介绍一下,资产管理系统所设计的最终目的,比如本职在哪里呢?国有企业的资产很多,有时候零碎的资产很多,怎样进行管理呢?举个简单的例子,你是广东电信的,一个客户说别人知道我们的资产比我们知道的详细,为什么呢?有一次在清产核资的时候,认为全部的都清产核资完了,旁边有一个商业的人告诉我们库房里边是不是还有几台机器呢?结果真的是,也就是别人比你都清楚。用了资产管理系统以后,达到什么目的呢?所有的资产,使用人是谁,从资产的生老病死,也就是资产的购入、折旧到修理、折旧等等,资产从购入之刻起谁在使用,那把张三李四使用,这个资产从一个部门转到另外一个部门,使用者是谁,都要经过系统,否则所有资产都不能转移。最终的目的就可以达到使资产得到合理的管理,使资产的使用状况等等都可以轻易得到,而且清产核资的时候不会落下每一项资产。

    由于时间的关系,我就简单的介绍到这里,谢谢大家。

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